در قسمت پیشین، نکات مختلفی به نقل از کتابِ «راهنمای جیبی حسابرسی داخلی» در خصوص اصول بنیادین و ضروریات برگزاری اثربخش جلسات مصاحبه ارائه شد. همان‌طور که پیش‌تر قول داده بودم، در این نوشته، نکات و مثال‌هایی را ارائه خواهم کرد که در عمل و در طی برگزاری جلسات مصاحبه با آن‌ها مواجه شده‌ام. در کنار ارائه‌ی این نکات و موضوعات بااهمیت که گاهی به معضلات بزرگی نیز تبدیل می‌شوند، راه‌کارهایی برای افزایش اثربخشی و حل این مشکلات نیز ارائه داده‌ام. به شخصه همواره تلاش می‌کنم تا در تمامی مصاحبه‌ها، این هفت توصیه‌ی برآمده از رویدادهای تلخ و شیرین را به‌خاطر داشته باشم و به آن‌ها عمل کنم. از همه‌ی همراهان فرهیخته‌ی چارچوب دعوت می‌کنم تا تجربیات مشابه خود را با بنده و سایر خوانندگان در ادامه همین نوشته به اشتراک بگذارند.
یک. پیش از برگزاری جلسه مصاحبه، تحقیق کنید.
پیش از برگزاری جلسه‌ی در خصوصِ الف). موضوعات تخصصی فرآیند یا حوزه‌ی مورد رسیدگی و ب). فرد مصاحبه شونده، تحقیق کنید. در مواردی که موضوع فرآیند یا حوزه‌ی رسیدگی برای‌تان جدید بوده یا دانش کمی پیرامون آن دارید، انجام تحقیق ضرورت بیشتری دارد. این کار باعث می‌شود: الف). به ادبیات آن حوزه‌ی تخصصی آشنایی قابل قبولی بیابید، ب). درک شما از سازوکار و فرآیندهای عملیاتی آن فرآیند یا حوزه افزایش یابد، پ). سوالات باکیفیت‌تری از مصاحبه‌شونده بپرسید، ت). وجهه‌ی تخصصی حسابرس داخلی در سازمان را بهبود ببخشید، ث). در تله‌های احتمالی مصاحبه‌شونده‌های باهوش و با تجربه برای عدم ارائه اطلاعات یا ارائه‌ی اطلاعات ناصحیح نیافتید، و ج). کیفیت توصیه‌های قابل ارائه یا کنترل‌های داخلی قابل تعریف را افزایش دهید.
به‌علاوه، پرس‌وجو و تحقیق پیرامون مصاحبه‌شونده می‌تواند باعث بهبود فضای گفتوگو، ایجاد جو صمیمانه، آگاهی به میزان تخصص وی به حوزه یا فرآیند مورد بررسی (در نتیجه، قابلیت اتکای اظهارات) و سابقه کار وی در شرکت و موارد مفید دیگری از این دست شود. پروفایل لینکدین افراد در صورت وجود، بهترین وسیله برای کسب چنین اطلاعاتی است؛ در غیر این صورت، می‌توانید این اطلاعات را از سایر کارکنان (به روشی دوستانه و با احتیاط کامل جهت پیشگیری از سو تفاهم‌های احتمالی) یا واحد منابع انسانی به‌دست آورید.
دو. پیش از برگزاری جلسه مصاحبه، فهرستی از سوالات احتمالی تهیه کنید.
مصاحبه با ذهن خالی نتیجه‌ی چندانی در پی نخواهد داشت، هر چند که حسابرسی باتجربه باشید. شما می‌توانید از فهرست‌های استاندارد استفاده کرده یا این فهرست‌ها را متناسب با شرایط شرکت و مصاحبه‌شونده تعدیل کنید. بهترین زمان برای تعدیل فهرست‌های استاندارد پس از مطالعه در خصوص فرآیند یا حوزه مورد رسیدگی و کسب شناخت از مصاحبه‌شونده است. ترجیح من، استفاده از سوالات تعدیل یا تدوین شده بر اساس شرایط شرکت/مصاحبه‌شونده، موضوع مورد رسیدگی و پیش‌ارزیابی ریسک صورت گرفته است. توصیه می‌کنم هرگز بدون آمادگی نسبت به سوالاتی که قصد پرسیدن آن‌ها را دارید و بدون تمرین در جلسات مصاحبه حاضر نشوید.
سه. پیش از برگزاری جلسه مصاحبه، ماموریت و وظایف حسابرس داخلی در سازمان را با خود مرور کنید.
ماموریت حسابرسی داخلی را فراموش نکنید. وظیفه‌ی اصلی حسابرسان داخلی کمک به مدیریت در دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده است. این کار اغلب با ارائه‌ی پیشنهادهای سازنده برای بهبود فرآیندها، کنترل‌های داخلی و سازوکارهای مدیریت ریسک به‌همراه اجرای برخی خدمات اطمینان‌بخشی مانند انجام بررسی‌های ویژه و کشف تقلب انجام می‌پذیرد. به‌جز در موارد خاص و بررسی‌های ویژه، رفتار حسابرسان داخلی باید به مشاوران مدیریت شبیه باشد؛ چرا که در اصل، حسابرسان داخلی «مشاوران مورد اعتماد سازمان» هستند. شما به‌عنوان حسابرس داخلی ابتدا باید با شناخت مناسب وظیفه‌ی خطیر خود در این فرآیند و سپس، با تلاشی خستگی ناپذیر برای بهبود مهارت‌ها، توانایی خود در ارائه‌ی پیشنهادهای سازنده و توصیه‌های کاربردی را افزایش دهید. با تاکید عرض می‌کنم که به جز در موارد بسیار ویژه، حسابرسی داخلی، بازپرسی و بازرسی نیست! شما هم بازجو یا بازپرس نیستید و حسابرسی‌شونده نیز در مقام متهم قرار ندارد! نحوه‌ی شناسایی مشکلات فرآیندها یا ضعف‌های کنترل داخلی نباید به‌گونه‌ای باشد که مصاحبه‌شونده احساس کند زحمات وی مورد بی‌توجهی یا قضاوت ناصحیح قرار گرفته است. هیچ موضوعی را تحت هیچ شرایطی شخصی نکنید و به یاد داشته باشید که سازمان، از همه‌ی ما بزرگتر است.
چهار. در آغاز جلسه مصاحبه، اعتمادسازی کنید.
اگر مورد سه را به‌خوبی رعایت کرده باشید، ناخودآگاه و البته با کمی تلاش، قادر خواهید بود تا جو اعتماد را بر جلسه مصاحبه حاکم کنید. این کار مستلزم تجربه‌ی فراوان و صداقت واقعی در کلام است. مصاحبه‌شونده نیز اغلب به‌مانند شما، یک متخصص حرفه‌ای است و در بسیاری موارد، می‌تواند از شما باهوش‌تر، تواناتر، دارای قدرت و جایگاه سازمانی بالاتر بوده و قطعا (به‌جز در حوزه‌های خاص) دارای دانش عملیاتی بیشتری نسبت به شما است. پس، برای کسب نتیجه‌ی مطلوب از جلسه مصاحبه، باید بتوانید اعتماد وی را جلب کنید زیرا: الف). اطلاعات قابل اتکای بیشتری به‌دست خواهید آورد، ب). نقاط ضعف سازمان یا فرآیندهای مورد بررسی را به‌درستی شناسایی خواهید کرد، پ). می‌توانید با افزایش کیفیت توصیه‌های ناشی از ورودی‌های معتبر و دقیق‌تر، به‌معنای واقعی برای سازمان ارزش افزوده بی‌آفرینید، ت). درجه‌ی بالایی از رفتار حرفه‌ای را به نمایش بگذارید، ث). به همکاران خود نشان دهید که حسابرسی داخلی نه فرآیندی غیرضروری، بلکه تلاشی در جهت کمک به ایفای بهتر وظایف ایشان است.
پنج. در آغاز جلسه مصاحبه، توضیحات کافی در خصوص نحوه‌ی اجرای کار حسابرسی و پیش‌برد جلسه ارائه دهید.
در بسیاری موارد، مصاحبه‌شوندگان برای اولین بار در چنین موقعیتی قرار می‌گیرند. این موضوع قابل درک است که در گام اول، ایشان احساس می‌کنند مورد بازجویی قرار گرفته و شما به‌عنوان حسابرس می‌خواهید طی یک الی دو ساعت، تمامی تلاش‌های چندین ساله‌ی آن‌ها را نادیده گرفته و آنان را زیر انبوهی از ایرادات دفن کنید. این احساس اغلب در مدیران (میانی) بیشتر است.
راه‌کار آن است که در ابتدا، جوی دوستانه ایجاد کنید. مطابق توصیه راسل در قسمت اول این نوشته، با گفتوگو در خصوص شرایط آب‌وهوا، موضوعات مورد علاقه مصاحبه‌شونده، مسائل مرتبط با محصول جدید شرکت یا حتی یک اپلیکیشن یا بازی وایرال شده شروع کنید. اگر برای برگزاری جلسه مصاحبه به اتاق افراد/مدیران می‌روید، ابتدا محیط اطراف را خوب بررسی کرده تا برای آغاز بحث، موضوعی جذاب پیدا کنید. برای مثال، اگر در اتاقی چندین گیاه متفاوت بیابید، نشان از آن دارد که احتمالا (و نه صد در صد) مصاحبه‌شونده به گیاهان علاقه دارید؛ پس، می‌توانید در خصوص یکی از گیاهان گفت‌وگویی را آغاز کنید. یادتان باشد که سوال کوتاهی بپرسید و اجازه دهید مصاحبه‌شونده پاسخی نسبتا طولانی دهد. در این مواقع، هیچ‌گاه برای وی از دانش احتمالی خود نسبت به گیاهان آپارتمانی سخنرانی نکنید! البته برای موفقیت در استفاده از این تکنیک باید مهارت‌های اجتماعی بسیار بالایی داشته باشید. در ضمن، این کار برای همه رده‌های مدیریتی سازمانی نیز مناسب نیست!
پس از یک آغاز موفق یا حتی ناموفق! باید ابتدا سازوکار و فرآیند حسابرسی (با توجه به موضوع)، هدف از آن، دلیل برگزاری جلسه، و خروجی‌های مورد انتظار از آن را به‌صورت دقیق، با حوصله، و به دور از به‌کارگیری واژگان تخصصی توضیح دهید. مدت زمان این توضیحات باید حدود 3 الی 5 دقیقه باشد. در مواردی که جلسه با صاحب/مدیر فرآیند یا حوزه مورد رسیدگی برگزار می‌شود و پیش‌بینی شما مبنی بر آن است که باید چندین جلسه با وی داشته باشید، می‌توانید از یک فایل پاورپوینت با حداکثر 10 اسلاید جهت ارائه توضیحات بهره ببرید. در هر صورت، مناسب بودن ارائه توضیحات با پاورپوینت باید در همان لحظات ابتدایی جلسه سنجیده شود. در خصوص مدیران ارشد، می‌توانید تمایل آن‌ها در این خصوص را جویا شوید. برخی مدیران به این سبک از ارائه اطلاعات تمایل بیشتری دارند. البته که فایل ارائه باید حاضر و همراه شما باشد! فارغ از روش، فراموش نکنید که باید گام‌هایی که می‌خواهید بردارید را به تفکیک و دقیق برای مصاحبه‌شونده توضیح داده و هدف نهایی رسیدگی را برای وی تبیین نمایید. این کار تاثیر مستقیمی بر بهبود خروجی‌های حاصل از جلسه مصاحبه خواهد داشت.
شش. در طول جلسه مصاحبه، ابتدا سوالات باز و سپس، سوالات دقیق و موضوعی بپرسید.
سوالات باز اطلاعات بیشتری در اختیار حسابرسان داخلی قرار می‌دهند و برای شروع جلسه نیز بسیار مناسب هستند؛ به‌خصوص، در شرایطی که شما دانش زیادی پیرامون فرآیند یا حوزه مورد رسیدگی ندارید. برای مثال، می‌توانید با درخواست از مصاحبه‌شونده مبنی بر شرح کلیات وظایف یا حوزه‌های تحت مدیریت‌اش شروع کنید. در طول صحبت‌های وی، به‌دقت نکته‌برداری کرده و موضوعات مطرح شده را مستند سازید. در صورت لزوم، می‌توانید از دستگاه ضبط صدا استفاده کنید؛ اما برای این کار، حتما باید از مصاحبه‌شونده اجازه بگیرید. تجربه نشان داده به‌کارگیری این روش به‌صورت کلی در فرهنگ ما پسندیده نبوده و علاوه بر کاهش اعتماد مصاحبه‌شونده، حجم و صحت اطلاعات ارائه شده را به شدت تحت تاثیر قرار می‌دهد. تا جای ممکن، سوالات خود را به بعد از اتمام توضیحات مصاحبه‌شونده موکول کنید و در میان توضیحات وی، سخن نگویید؛ مگر در مواردی که متوجه موضوع یا فرآیند خاصی نشدید که می‌تواند درک بعدی شما از موضوعات را تحت تاثیر قرار دهد. یکی از غیرحرفه‌ای‌ترین اشتباهات ما حسابرسان داخلی، عدم توجه به سخنان مصاحبه‌شونده و مراجعه مجدد به وی یا درخواست جلسه ثانویه برای تکرار همان موضوعات قبلی است. این کار به شدت اعتبار حرفه‌ای شخصی و جایگاه سازمانی شما را خدشه‌دار می‌سازد.
پس از طرح کلیات توسط مصاحبه‌شونده، می‌توانید سوالات جزیی‌تری بپرسید. اغلب، سوالات بعدی باید به‌نوعی برگرفته از توضیحات خود فرد مصاحبه‌شونده باشد. به‌علاوه، شما می‌توانید برای کنترل صحت گزارش‌ها یا اظهارات دریافتی از سایر کنان، موضوع خاصی را با مصاحبه‌شونده مطرح کنید، اما از ذکر نام و سمت افراد به‌شدت بپرهیزید. هم‌چنین، می‌توانید از مطالعات پیشین یا تجارب قبلی خود کمک گرفته و موضوعات بااهمیتی که مصاحبه‌شونده تمایلی به طرح آن نداشته است را پیش بکشید و توضیحات بیشتری درخواست نمایید. در نهایت، به یاد داشته باشید که کیفیت مصاحبه ارتباط مستقیمی با محتوا و نحوه پرسش سوالات شما دارد.
هفت. در پایان جلسه مصاحبه، جمع‌بندی خود را با مصاحبه‌شونده به اشتراک گذاشته و گام‌های بعدی را توضیح دهید.
پس از طرح تمامی موضوعات بااهمیت و گفتوگو پیرامون آن‌ها، بهتر است فهرستی کوتاه از مشکلات، موارد قابل بهبود، ضعف در فرآیندها و/یا کنترل‌ها، و برداشت کلی خود از جلسه مصاحبه را با مصاحبه‌شونده به اشتراک بگذارید. البته، در این کار باید دقت فراوانی به خرج دهید. هدف از به کارگیری این روش، تصحیح اشتباهات یا سو برداشت‌های احتمالی شما است؛ در نتیجه، نباید نتیجه‌گیری‌های لحظه‌ای خود را به شکلی قطعی و با لحنی نامناسب ارائه دهید. شما باید چکیده‌ای از حقایق و برداشت خود از موضوعات مطرح شده در جلسه را با مصاحبه‌شونده به اشتراک بگذارید. از وی بخواهید که در صورت تمایل، موضوعاتی که شما پیرامون آن سوالاتی مطرح نکرده‌اید را مورد اشاره قرار دهد. در موارد بسیاری، به خصوص اگر موفق به جلب اعتماد وی شده باشید، مسائل و مشکلات قابل توجهی در این مباحثِ اغلب دوستانه‌ی پایانی نمایان می‌شوند.
در انتهای جلسه از وقتی که مصاحبه‌شونده در اختیار شما قرار داده تشکر کنید و گام‌های بعدی از جمله لزوم برگزاری جلسه با کارکنان تحت مدیریت یا سرپرستی وی، مصاحبه‌های احتمالی بعدی با ایشان، پیگیری دریافت اطلاعات و مستندات پشتیبان اظهارات، و سایر موارد مربوطه را برای ایشان تشریح کنید. دست دهید! و اگر شما میزبان هستید، وی را تا خروجی اتاق همراهی نمایید.
پی‌نوشت یکم: در نوشته‌ای جداگانه نحوه تعامل با افراد سخت در مصاحبه را تشریح خواهم کرد.
پی‌نوشت دوم: قطعا موارد بیشتری می‌تواند به فهرست بالا اضافه شود. اما، من تلاش کرد‌ه‌ام تا به جنبه‌های بسیار کلیدی و مهم برگزاری اثربخش جلسات مصاحبه بپردازم. امیدوارم موفق شده باشم.
دیدگاه خود را بنویسید