مدیریت ذینفعان در پروژه‌ها: ۷ نکته‌ی کلیدیِ تجربی که باید بدانید

یکی از مهم‌ترین و ضروری‌ترین توانمندی‌های حسابرسان داخلی، مدیریت اثربخش ذینفعان است. حسابرسان داخلی باید در گام نخست، ذینفعان خود شامل، ارکان راهبری-مدیریتی سازمان، مدیران مرتبط با فرآیند یا موضوع مورد حسابرسی، افراد و واحدهای متاثر از حسابرسی و غیره را شناسایی کرده و سپس، در جهت برقراری توازن میان خواسته‌های گاها متناقض ایشان، راهبردهای عملیاتی مشخصی را تدوین کنند. در ادامه، ۷ نکته‌ی بسیار کلیدی در تعامل با ذینفعان پروژه‌های حسابرسی داخلی مورد بررسی قرار گرفته است.

۱. شفافیتِ کامل و عدم غافل‌گیری حسابرسی‌شونده: تمامیِ جنبه‌هایِ فرآیند حسابرسی از آغاز تا ارائه‌ی گزارش باید برای حسابرسی‌شونده شفاف و مشخص باشد. برای ایجاد اعتماد بین طرفین و اثبات تمایل به ارزش‌افرینی توسط حسابرسان، تمامی موارد مندرج در گزارش باید پیش از ارائه به مدیران ارشد و ارکان راهبری، با بالاترین سطح مدیریت موضوع یا فرایند مورد حسابرسی به اشتراک گذاشته شود (به جز موارد خاص مانند حسابرسی‌های سرزده یا بررسی تقلب).

۲. کارِ ارزش‌افزا: نتیجه‌ی کار حسابرسی باید موجد ارزشِ افزوده بوده و تنها به بیان ایرادها و کاستی‌ها محدود نشود. ارزش و عیار کیفیت گزارش حسابرسی داخلی به توصیه‌ها و اقدام‌های اصلاحی پیشنهادی و کسب اطمینان از پیاده‌سازی آن‌ها توسط افراد مسئول است.

۳. هم‌راستایی با اولویت‌های سازمان: پروژه‌های حسابرسی داخلی باید همگام با اولویت‌های اصلی کسب‌وکار و در تناسب با ریسک‌های ناظر بر آن باشد. تمرکز بر حوزه‌هایی که جز دغدغه‌هایِ مدیران ارشدِ سازمان نیست، نتیجه‌ای جز هدررفت منابع نداشته و باعث کاهش اعتبار و ارزش فعالیت‌های حسابرسی داخلی می‌شود.

۴. گزارشگری شفاف و اثربخش: برای افزایش اثربخشی و کاربردپذیری، گزارش‌های حسابرسی داخلی باید شفاف و به‌خوبی‌تدوین‌شده باشد. در غیر این صورت، استفاده‌کنندگان نمی‌توانند آنچه‌ که انتظار می‌رود را از آن برداشت و همسو با توصیه‌هایِ گزارش عمل کنند.

۵. توجه به تقویمِ کاری، زمان‌بندی و عملیات واحد یا فرآیند مورد رسیدگی: اگرچه برنامه‌ی حسابرسی باید مبتنی بر ریسک و با توجه به نیازهای ارکان راهبری باشد، اما توجه به زمان‌بندی مناسب برای واحد یا فعالیت مورد رسیدگی نیز اهمیت فراوان دارد. برای مثال، انجام حسابرسی بر روی فعالیت‌های واحد بازاریابی در زمان برگزاری کمپین‌های تبلیغاتیِ گسترده، اصلا ایده‌ی خوبی نخواهد بود.

۶. مدیریت تعارض: حسابرسان داخلی باید در طول پروژه‌ی حسابرسی، گوشی شنوا برای حل تضادها و تعارض‌ها داشته باشند. یکی از ابزارهای موثر این امر، برگزاری‌ جلسات منظم با حسابرسی‌شونده در طول پروژه‌هایِ با تنشِ بالا است.

۷. کسب اعتماد ارکان راهبری: حسابرسی داخلی باید مورد اعتماد ارکان راهبری و مدیریت ارشد سازمان بوده تا در مواقع لزوم، در حل تضادها‌و تعارض‌ها از حمایت‌های ایشان استفاده کند. حسابرسی داخلی، مسئولیت اجرایی تفویض‌شده‌ای از سوی هیئت‌مدیره دارد؛ در نتیجه، باید در مسیر فعالیت خود، اعتماد ضروری را ایجاد و حمایت لازم را کسب کند.