ترتیباتِ راهبری مناسب، برای اثربخشی واحد حسابرسی داخلی ضروری است. این حوزه، الزامهایِ مدیران ارشد حسابرسی داخلی برای همکاری نزدیک با هیئت، بهمنظور استقرار واحد حسابرسی داخلی، کسب اطمینان از استقلال و نظارت بر عملکرد آن را مشخص میکند. این حوزه، همچنین، مسئولیتهای مدیریت ارشد برای پشتیبانی از مسئولیتهای هیئت و ترویج راهبریِ قدرتمند واحد حسابرسی داخلی را شرح میدهد.
بااینکه مدیر ارشد حسابرسی داخلی مسئولیت الزامهای این حوزه را بر عهده دارد، فعالیتهای هیئت و مدیریت ارشد، نقشی حیاتی در توانایی واحد حسابرسی داخلی برای تحقق «هدف حسابرسی داخلی» ایفا میکند. در هر استاندارد، این فعالیتها تحت عنوان «شرایط ضروری» شناخته شده و مبنای لازم برای گفتوگوی اثربخش میان هیئت، مدیریت ارشد و مدیر ارشد حسابرسی داخلی ایجاد کرده که در نهایت، اثربخشی واحد حسابرسی داخلی را بههمراه خواهد داشت.
برگزاری جلسه با هیئت و مدیریت ارشد
مدیر ارشد حسابرسی داخلی باید موضوعات پیرامون این حوزه را با هیئت و مدیریت ارشد در میان بگذارد. انتظار میرود بحثها بر موارد زیر متمرکز باشند:
- هدف حسابرسی داخلی، همانطور که در «حوزهی اول: هدف حسابرسی داخلی» بیان شده است.
- شرایط ضروری مشخصشده در هر یک از استانداردهای «حوزهی سوم: راهبری واحد حسابرسی داخلی».
- پیامد بالقوهی عدم حمایت تبیینشده در شرایط ضروری توسط هیئت یا مدیریت ارشد بر اثربخشی واحد حسابرسی داخلی.
این گفتوگوها، برای اطلاعرسانی به هیئت و مدیریت ارشد، پیرامون اهمیت شرایط ضروری و همسویی میان مسئولیتهای هر یک از آنها مورد نیاز است.
ماهیت و فراوانی این گفتوگوها به وضعیتها و تغییرهای سازمان بستگی دارد. بهعنوان مثال، انتظار میرود مدیر ارشد حسابرسی داخلی درصورت وقوع موارد زیر، این شرایط ضروری را با هیئت و مدیریت ارشد در میان بگذارد:
- استانداردها بهطور قابلتوجهی تغییر کرده یا واحد حسابرسی داخلی جدیدی ایجاد شود.
- مدیر ارشد حسابرسی داخلی بهتازگی در این سمت یا در سازمان مشغول به کار شده است.
- تغییرهای قابل توجه در ارتباط میان هیئت و مدیر ارشد حسابرسی داخلی وجود دارد؛ مانند رئیس جدید [برای هیئت] که مدیر ارشد حسابرسی داخلی به وی گزارش میدهد یا تغییر در ساختار یا ترکیب هیئت که بر این رابطهی گزارشگری تاثیر میگذارد.
- تغییرهای قابل توجه در ساختار یا ترکیب مدیریت ارشد که بر جایگاه مدیر ارشد حسابرسی داخلی در سازمان تاثیر میگذارد.
دریافت نظرهای هیئت و مدیریت ارشد برای مدیر ارشد حسابرسی داخلی مهم است. اگرچه هیئت، مسئولیت نهایی تصویب سند ماموریت حسابرسی داخلی، منشور و سایر الزامهای مشخصشده در این حوزه را بر عهده دارد، اما مدیریت ارشد، اغلب نقشی کلیدی در ارائهی اطلاعات به هیئت و مدیر ارشد حسابرسی داخلی ایفا میکند. دیدگاه مدیریت ارشد ارزشمند بوده و به حمایت از جایگاه و اختیارهای حسابرسی داخلی در سازمان کمک میکند.
عدم توافق در مورد شرایط ضروری
اگر هیئت یا مدیریت ارشد با یک یا چند مورد از شرایط ضروری مخالف باشد، مدیر ارشد حسابرسی داخلی باید با ذکر مثال، تاثیر احتمالی فقدان این شرایط، بر توانایی حسابرسی داخلی برای دستیابی به هدف یا مطابقت با برخی از استانداردها را مورد تاکید قرار دهد. همچنین، انتظار میرود وی جایگزینهایی را برای شرایط ضروری با نتایج احتمالی یکسان مطرح کند.
مدیر ارشد حسابرسی داخلی شاید با هیئت و مدیریت ارشد پیرامون عدم ضرورت یک یا چند شرط برای انطباق با استانداردها به توافق برسد. در چنین مواردی، مدیر ارشد حسابرسی داخلی باید این مستندات را تهیه کند:
- دلایل توافق در مورد عدم ضرورت یک شرط خاص.
- شرایط جایگزین جبرانکنندهیِ حذف برخی از شرایط برای پشتیبانی از قضاوت هیئت و مدیریت ارشد.
درصورت عدم موافقت مدیر ارشد حسابرسی داخلی با دلایلِ هیئت و/یا مدیریت ارشد مبنی بر عدم اجرای یک یا چند شرط، وی شاید به این نتیجه برسد واحد حسابرسی داخلی نمیتواند استانداردها را رعایت کند. در چنین مواردی، از مدیر ارشد حسابرسی داخلی انتظار میرود دلایل عدم اجرای شرایط ضروری توسط هیئت و/یا مدیریت ارشد را مستند کرده و این مستندات را با هیئت و مدیریت ارشد به اشتراک گذارد تا از این طریق، موضع آنان مشخص شده و سپس، در اختیار ارزیاب کیفیت برونسازمانی قرار گیرد.
درصورتیکه جایگاه مدیر ارشد حسابرسی داخلی به هر دلیلی در سازمان خالی و بدون متصدی باشد، از هیئت انتظار میرود یک یا چند نفر را بهصورت ضمنی به این سمت منصوب کند.
تعریف هیئت
واژهنامهی استانداردهای جهانیِ حسابرسی داخلی، اصطلاح «هیئت» را بهعنوان بالاترین سطح مسئولِ راهبری تعریف میکند؛ مانند:
- هیئتمدیره؛
- کمیتهی حسابرسی؛
- هیئت نظارت یا امنا؛
- گروهی از مقامات منتخب یا منصوبانِ سیاسی؛ و،
- اعضای دیگرِ دارای اختیار راهبری واحدهای مرتبط.
در سازمان با بیش از یک رکن راهبری، «هیئت» به نهاد یا نهادهایی اطلاق میشود که مجاز به اعطای اختیارها، نقش و مسئولیتهای مناسب به واحد حسابرسی داخلی هستند.
اگر هیچیک از موارد بالا وجود نداشته باشد، انتظار میرود «هیئت» به گروه یا شخصی اطلاق شود که بهعنوان بالاترین سطح راهبری سازمان عمل میکند. بهعنوان مثال، میتوان به رئیس سازمان و مدیریت ارشد اشاره کرد.
اگر ماهیت هیئت با تعریف ارائهشده در واژهنامه متفاوت باشد، از مدیر ارشد حسابرسی داخلی انتظار میرود ساختار راهبریِ گزارشگیرنده از واحد حسابرسی داخلی و مطابقت این ساختار با تعریف هیئت را مستند سازد. این امر شاید ناظر بر محیطهای دارای هیئتهای متعدد و سازمانهای چندملیتی یا بخش دولتی با ساختار چندلایه باشد.
کاربرد این حوزه
استانداردها، بر افراد و واحدهای ارائهدهندهی خدماتِ حسابرسی داخلی مترتب است. این خدمات میتواند توسط افرادی از درون یا برونِ سازمان برای سازمانها با هدف، اندازه، پیچیدگی و ساختار متفاوت ارائه شود. استانداردها چه درصورت استخدام مستقیم حسابرسان داخلی و چه بهکارگیری ایشان توسط ارائهدهندهی برونسازمانی خدمات، یا هر دو، به کار گرفته میشوند. مسئولیتهای مرتبط با مدیر ارشد حسابرسی داخلی، توسط یک یا چند نفر منتصبِ هیئت انجام میگیرد. مدیر ارشد حسابرسی داخلی صرف نظر از درونسپاری یا برونسپاری، مسئول انطباق با استانداردها بوده که این امر از طریق برنامهی تضمین و بهبود کیفیت بازنمود پیدا میکند. در تمامی موارد، هیئت، مسئولیت پشتیبانی و نظارت بر واحد حسابرسی داخلی را بر عهده دارد.